電子申請による届出について

電子申請による届出

令和2年11月2日よりマイナポータルを利用した電子申請が利用できます。

電子申請とは

インターネットを利用して届出を行う方法です。
インターネットを経由するため、いつでも手続きが可能です。また、届出書類を郵送する必要が無いため、コスト削減などのメリットがあります。

電子申請の仕組み

• 令和3年12月13日組合処理分(翌14日配信）より決定通知書を申請元に配信いたします。

申請に必要な環境

申請を行うには、申請APIと連携する人事・給与システムが必要となります。申請APIへの対応状況や操作方法は人事・給与システム毎に異なりますので、ご利用のシステムベンダーにお問い合わせください。

電子申請可能な届出

当組合では、以下の５届出について電子申請での届出が可能となります。

電子申請ができる届出	形式	送信ファイル	添付書類
資格取得届	KPFD様式	CSV形式届書総括票 資格取得届(csv)	氏名・住所修正願 表記修正がある場合
資格喪失届	KPFD様式	CSV形式届書総括票 資格喪失届(csv)
算定基礎届	KPFD様式	CSV形式届書総括票 算定基礎届(csv)
月額変更届	KPFD様式	CSV形式届書総括票 月額変更届(csv)	賃金台帳(写) 5等級以上降級の対象者
賞与支払届	KPFD様式	CSV形式届書総括票 賞与支払届(csv)

• 上記５届以外の届については、対応可能となった際に、当組合ホームページでお知らせいたします。

申請方法および注意点

届出について

[各届出共通]

• 電子申請を利用するには電子認証が必要です。

• 申請データは23時59分に確定データとして締め切り翌営業日が当組合の受付日となります。

• 人事・給与システムを用いた電子申請に日本年金機構が公開している届出用電子データKPFD様式（CSV）を添付して申請します。届書作成プログラムから、直接マイナポータルに申請することはできません。
  • 一手続きあたりの容量は30MBまでとなります。
  日本年金機構ホームページ https://www.nenkin.go.jp/
• 先日付の届出は受理できませんので、事実発生日以降に届出ください。
  資格取得届の事前点検については→こちら
• 1申請に対し、KPFDファイルは1つとしてください。2つ以上のKPFDファイルで申請された場合は処理は行わず不受理とし、再申請していただきます。
• 1つのKPFDファイルにつき、1事業所、1種類の届出となります。1つのファイルで複数の事業所や、数種類（算定と月変など）まとめての届出は行わないでください。
• CSV形式届書総括票と届出用電子データKPFD様式（CSV）の届出に、必要書類を添付して申請してください。添付ファイルのみでの申請は行えません（郵送不可）。 必ず一式まとめてご申請ください。なお、添付ファイルは返却いたしません。

• 各種訂正、取消については、電子申請および電子媒体での届出はできませんので紙媒体で届出をしてください。

• 事実発生から二年以上前の届出は電子申請および電子媒体での届出はできません。紙媒体で届出をしてください。

• 二以上勤務被保険者の方の届出は電子申請では行えません。紙媒体で届出をしてください。

• 社会保険労務士が事業主に代わって電子申請の届出を行う場合は、「提出代行証明書」の添付が必要です。　提出代行証明書はこちら。
  
  1. 「提出代行証明書」は、手続き毎に添付が必要です。
  2. g-BizIDで申請する場合、「提出代行証明書」には、社会保険労務士証票の写しを貼付してください。
  3. 添付する電子データの形式は、PDF（拡張子：pdf）またはJPEG（拡張子:jpg）となります。
• 申請後の届出に関するお問い合わせは、対象の届出の到達番号（西暦から始まる18桁の数字）をご確認のうえ、適用一課までご連絡ください。

[資格取得届]

• 転籍の手続きは、電子申請および電子媒体(CD・DVD等)では届出できません。
  紙媒体で届出ください。電子申請で届出された場合は、転籍前の記録と連動しないで処理されます。
• 定年再雇用の手続きは、電子申請および電子媒体(CD・DVD等)では届出できません。
  紙媒体で届出ください。

  氏名、住所 について

1. 入力不可能な文字がある場合
   氏名欄は空欄にせず、類似文字またはカタカナで入力してください。
2. 文字数オーバーの場合
   可能なところまで入力してください。
   入力可能な文字数(スペース含む）氏名12文字、住所37文字

ａ、ｂのため修正をする場合は、「氏名・住所修正願」(電子申請専用)を添付してください。
※KPFDデータの「備考欄」には入力しないでください。
「氏名・住所修正願」(電子申請専用)はこちら 

• 氏名・住所修正願で届出した氏名表記が、当組合で登録できない場合は、原則入力されていた類似文字または全てカタカナでの登録となります。
  ※シフトＪＩＳ規格外の文字（外字）の印字対応はできません。
• 氏名が文字数オーバーの場合は、当組合システムで登録可能なところまでの表記となります。
  当組合の登録印字可能文字数（スペース含む）
  氏名：全角25文字／フリガナ：半角50文字／住所：全角64文字

• 個人番号、住民票住所はKPFDファイルの個人番号欄・住所欄に入力してください。「個人番号届」・「住所登録・変更届」は添付しないでください。添付されていた場合は不受理とし「個人番号届」・「住所登録・変更届」を除いて再申請していただきます。
• 「個人番号届」・「住所登録・変更届」と同等の内容と思われる添付書類についても再申請の扱いとなります。

[資格喪失届]

• 保険証は電子申請届出後、 郵送で必ずご返却ください 。
  1. 返却の際は、「喪失届は電子申請届出済み」の旨、送付状等に記載してください。
  2. 事業所または貴社の書類提出代行業者経由でご返却ください。
• 「被保険者証滅失届」、「被保険者証回収不能届」は電子申請では届出できません。紙媒体で必ず届出ください。

• 資格喪失届と同時に「被保険者証滅失届」、「被保険者証回収不能届」を添付された場合は、不受理とし「被保険者証滅失届」、「被保険者証回収不能届」を除いて再申請していただきます。

[算定基礎届]

• 算定基礎届の手続きについては他の届出よりお時間をいただきます。
• 決定通知書の送付先は当組合に登録されている事業所所在地の事業主様へ郵送となります。
• 決定通知書には、算定対象月3ヶ月間の支払い基礎日数と報酬月額の掲載がありましたが、令和4年度より省略しております。
• 確認印の押印はありません。決定通知書にある日付が確認日となります。
  なお、決定通知書を当組合に郵送されましても、確認印の押印はいたしません。

[月額変更届]

• 5等級以上降級する月額変更の届出には、変動月の前月から変動後3ヶ月の計4ヶ月分の賃金台帳の添付が必須となります。
• 編入月と改定月が同月の月額変更届は電子申請では届出できません。紙媒体での届出をお願いたします。

[賞与支払届]

• 賞与額が1000円未満の方については、電子申請では届出できません。紙媒体での届出をお願いいたします。

申請方法について

[事業所からの申請の場合]

gBizID等の認証を使用して事業主以外の方が申請する場合、事前に代理人を選任いただき「事業所関係変更届」にて組合に届出る必要があります。なお、「事業所関係変更届」の届出内容は電子申請だけでなくすべての届出に対して有効となりますのでご注意ください。

電子認証		事業所関係変更届	備考
gBizID	プライム	不要	gBizプライムは 1法人につき1つのアカウントを取得することができ、事業主が電子申請をする際に利用します。
	メンバー	要	総務部長等を事業主代理人として選任している場合等で利用します。 事前に「 事業所関係変更届 」を当組合に提出いただきます。
		不要	事業主名でgBizメンバーを利用して申請する場合は、事業主が直接申請していることとなるため、「事業所関係変更届」の提出は不要です。
マイナンバーカードの電子証明書		要	事業主以外の方がマイナンバーカードによる認証機能を使用する場合は、その方を事前に代理人として選任する必要があります。この場合、事前に「 事業所関係変更届 」を当組合に提出いただきます。

[社労士事務所からの申請の場合]

電子認証		事業所関係変更届	備考
gBizID	プライム	不要	社労士事務所がgBizIDを利用する場合、代表者はgBizプライムを利用し、電子申請時に 「提出代行証明書」(社労士証票の写が付いているもの)PDF を添付いただきます。
	メンバー	不要	社労士事務所の所属社労士がgBizIDを利用する場合は、gBizメンバーを利用し、電子申請時に「提出代行証明書」(社労士証票の写が付いているもの)PDF を添付いただきます。

gBizIDについて

「gBizID」とは、１つのアカウントで複数の行政サービスにアクセスできる認証システムです。

電子申請される際は、資格情報確認を行うため、法人共通認証基盤（「gBizID」)や申請APIに提示されている「利用可能な電子証明書」が必要です。 

「gBizID」には2種類のアカウントがあり、手続きはどちらも使用可能です。

「gBizID」の手続き方法については、以下のホームページをご覧ください。

• https://gbiz-id.go.jp

申請APIに提示されている「利用可能な電子証明書」について

利用可能な電子証明書(令和2年10月27日現在)

「公的個人認証サービス」に基づく電子証明書（マイナンバーカード）

「商業登記に基礎を置く電子認証制度」に基づく電子証明書

法人認証カードサービスに関わる「商業登記に基礎を置く電子認証制度」を運営 する電子認証登記所が作成する電子証明書

地方公共団体組織認証基盤（LGPKI）が発行する職責証明

政府共用認証局が作成する電子証明書

AOSign サービスに関わる認証局が作成する電子証明書

TOiNX 電子入札対応認証サービスが作成する電子証明書

TDB 電子認証局サービス TypeA に関わる認証局が作成する電子証明書

e-Probatio PS2 サービスが作成する電子証明書

DIACERT／DIACERT-PLUS サービスに関わる電子認証局が作成する電子証明書

セコムパスポート for G-ID サービスが作成する電子証明書

• 上記証明書を用いての申請方法についてはお使いの給与・人事システムベンダーまでお問い合わせください。
• 上記証明書の取得方法に関してはそれぞれ発行している団体にお問い合わさせください。

申請結果（決定通知書）の通知および保険証の送付先

令和3年12月13日(月)組合処理分（翌14日配信分）より

決定通知書	申請元（事業所・代行事務所等）へ配信（※）
保険証	当組合に登録されている事業所所在地の事業主様へ郵送 保険証の発送は、原則決定通知書配信日の翌営業日となります。

• 算定基礎届の決定通知書の送付先は当組合に登録されている事業所所在地の事業主様へ郵送となります。

[注意事項]

• 決定通知書は、希望形式にかかわらず申請元への配信のみの取扱いとなります。郵送では行いません。
• 通知書の希望形式を紙にして申請した場合、通知書が受信できない場合があります。通知書の希望形式は必ず電子として申請してください。
• 配信した決定通知書は、ダウンロードのうえ保管してください。データ保持期間等につきましては、必ずご利用のシステムベンダーにご確認をお願いいたしします。
  • データ保持期間が経過するとダウンロードが出来なくなる可能性があります。決定通知書の再配信および紙での再発行は行えませんのでご注意ください。
• 保管した決定通知書が原本となります。取扱いには十分ご注意ください。
• 確認印の押印はありません。決定通知書にある日付が確認日となります。なお、決定通知書を当組合に郵送されましても、確認印の押印はいたしません。