電子申請の取扱いについて

2020年10月29日

 平素は、当組合の事業運営に格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

 さて、令和2年10月27日付 厚生労働省保険局保険課 事務連絡にてマイナポータルを利用した電子申請の運用は令和2年11月2日から開始すると示され、これに伴い当組合でもこの環境を利用した電子申請の取扱いを同日より行います。

 先般、当組合ホームページにて電子申請についてのご案内をいたしましたが、現段階での取扱いは以下のとおりとなりましたのでお知らせいたします。今後、取扱いに変更が生じましたら、当組合ホームページにて随時お知らせいたします。

 特定法人(資本金等の額が1億円を超える法人等)に該当する事業所は、一部届出について電子申請での届出が義務化されておりますが、コロナ禍の影響により体制が整わないことや人事・給与システムの整備が進んでいない等の理由で、運用開始までに対応が間に合わない場合は、電子申請での届出が猶予されることが上記の通知で示されております。
電子申請の環境が整うまでの間は、これまで通り紙媒体又は電子媒体(CD・DVD)にてご申請ください。
環境が整いましたら、速やかに電子申請での届出に切り替えをお願いいたします。

 これまで通り紙媒体又は電子媒体にて申請する場合は、健康保険組合へ連絡をすることとなっておりますが、連絡方法等について詳細が確定しましたら、当組合ホームページにてお知らせいたします。

 ※特定法人以外の事業所についても、電子申請での届出が可能です。

取扱開始日

令和2年11月2日(月)より

該当の届出

当組合では、以下の3届出について電子申請での届出が可能となります。

電子申請ができる届出  形式  備考
 算定基礎届・月額変更届・賞与支払届 KPFD様式

電子申請義務化対象の届出(特定法人)

※資格取得届・資格喪失届等については、対応可能となった際に、当組合ホームページでお知らせいたします。

申請に必要な環境

※当組合からのデータ送信は当面ありません。

  1. 申請時には、マイナポータルに連携対応した人事・給与システム等が必要になります。
    詳細は人事・給与システム毎に異なりますので、ご利用のシステムベンダーにお問い合わせください。
  2. 事業主様が電子申請される際は、資格情報確認により申請者の確認を行いますので、「法人共通認証基盤(「gBizID」(※1)」や申請APIに提示されている「利用可能な電子証明書(※2)」が必要です。
    なお、社会保険労務士からの届出は、「gBizID」の他、全国社会保険労務士連合会から発行されている「セコムパスポートfor G-ID(※2)」も利用可能となっております。

 

※1.「gBizID」には2種類のアカウントがあり、手続きではどちらも使用可能です。

gBizPrime

法人、個人事業所の事業主

 

gBizMember

各適用事業所の代理人(総務部長等)、1法人で複数の適用事業所がある場合の各適用事業所の事業主(支店長等)
※gBizメンバーIDはgBizプライムのアカウントから作成するIDです。

 

gBizID

「gBizID」の手続き方法については、以下のホームページをご覧ください。

※2.令和2年10月27日付厚生労働省保険局保険課長通知にて、「gBizID」以外で「利用可能な電子証明書」が提示されました。「利用可能な電子証明書」についてはこちらをご覧ください。

申請方法

  1. 人事・給与システムを用いた電子申請に、日本年金機構が公開している届出用電子データKPFD様式(CSV)を添付して申請します。届書作成プログラムから、直接マイナポータルに申請することはできません。 ※一手続きあたりの容量は30MBとなります。
    日本年金機構ホームページ
  2. 1つのKPFDファイルにつき、1事業所、1種類の届出となります。1つのファイルで複数の事業所や、数種類(算定と月変など)まとめての届出はご遠慮ください

  3. 電子媒体総括表(CSV)と届出用電子データKPFD様式(CSV)の届出に、必要書類を添付して申請します。
    1. 算定基礎届総括表、賞与支払届総括表については、算定基礎届、賞与支払届を申請する際、添付書類として届出してください。
    2. 電子申請で届出の賞与総括表には押印の必要はありません。
    3. 5等級以上降級する月額変更の届出には、賃金台帳の添付が必須となります。
    4. 添付ファイルのみでの申請は行えません。

  4. 社会保険労務士が事業主に代わって電子申請の届出を行う場合は、「提出代行証明書」の添付が必要です。 提出代行証明書はこちら
    1. 「提出代行証明書」は、手続き毎に添付が必要です。
    2. g-BizIDで申請する場合、「提出代行証明書」には、社会保険労務士証票の写しを貼付してください。
    3. 添付する電子データの形式は、PDF(拡張子:pdf)となります。

  5. 電子認証について(※令和2年11月10日追加)
    電子申請を利用するには電子認証が必要です。
※事業所から申請の場合

gBizID等の認証を使用して事業主以外の方が申請する場合、事前に代理人を選任いただき「事業所関係変更届」にて組合に届出る必要があります。なお、「事業所関係変更届」の届出内容は電子申請だけでなくすべての届出に対して有効となりますのでご注意ください。

電子認証

事業所関係変更届

備考

gBizID

プライム

不要

gBizプライムは 1法人につき1つのアカウントを取得することができ、事業主が電子申請をする際に利用します。
メンバー 総務部長等を事業主代理人として選任している場合等で利用します。
事前に「 事業所関係変更届 」を健保組合に提出いただきます。
不要 事業主名でgBizメンバーを利用して申請する場合は、事業主が直接申請していることとなるため、「事業所関係変更届」の提出は不要です。
マイナンバーカードの電子証明書 事業主以外の方がマイナンバーカードによる認証機能を使用する場合は、その方を事前に代理人として選任する必要があります。この場合、事前に「 事業所関係変更届 」を健保組合に提出いただきます。

 

※社労士事務所からの申請の場合
電子認証 事業所関係変更届 備考
gBizID プライム 不要 社労士事務所がgBizIDを利用する場合、代表者はgBizプライムを利用し、電子申請時に 「提出代行証明書」(社労士証票の写付)PDF を添付いただきます。
メンバー 不要 社労士事務所の所属社労士がgBizIDを利用する場合は、gBizメンバーを利用し、電子申請時に「提出代行証明書」(社労士証票の写付)PDF を添付いただきます。

 

申請結果(決定通知書等)の送付先

現段階では、申請結果(決定通知書等)のアップロードにおけるシステム運用が確立出来ていないため、環境が整うまでの間は、 印字した申請結果を当組合に登録されている事業所所在地の事業主様 に郵送いたします。

今後、環境が整いましたら、申請結果(決定通知書等)データをシステムにてアップロードいたします。 

【電子申請での届出】

(電子申請開始時)

  • 申請結果(決定通知書等)=当組合に登録されている事業所所在地の事業主様に郵送 

(環境整備後 ※時期未定)

  • 申請結果(決定通知書等)=申請元にアップロード(社労士事務所含む)
  • 保険証=当組合に登録されている事業所所在地の事業主様に郵送 ※資格取得届取扱い開始後

 

【郵便・窓口での届出(令和3年2月1日より)】

  • 申請結果(決定通知書等)・保険証=当組合に登録されている事業所所在地の事業主様に郵送

 当組合での決定通知書等の送付先は、原則当組合に登録されている事業所所在地の事業主様宛となっており、返信用封筒が同封され、申請元との関連の確認ができた場合のみ、特例として事業所以外への送付をしております。

 しかしながら、返信用封筒における確認作業が複雑化し発送業務に時間を要しており、今後電子申請における申請結果(決定通知書等)の取扱いも控えていることから、これらの運用を見直し、 令和3年2月1日より、郵便・窓口による届出においても、決定通知書等(健康保険資格証明書を除く)の送付先を、当組合に登録されている事業所所在地の事業主様へのみの取扱いに変更させていただきます。

円滑な事務処理・効率化のため、ご理解・ご協力のほど、お願い申し上げます。

 

注意事項

届出について

  • 算定基礎届、月額変更届、賞与支払届の3届出のみ電子申請で届出が可能です。
  • 訂正及び取消については、これまでと同様、紙媒体での届出となります。電子申請での届出はできません。
  • 届出は、事実発生日以降にお願いします。
  • 申請後に申請を取下げる場合は、取下げ対象の届出の到達番号をご確認のうえ、適用一課までご連絡ください。
  • 添付書類は原則返却いたしません。

 

申請データのアップロードについて

  • 申請データは、24時間アップロードが可能です。
  • 申請データは、23時59分に確定データとして締切り、翌営業日が当組合の受付となります。
  • 当組合受付後、申請データに誤りやエラーが判明した場合はご連絡いたします。

 

 

お問い合わせ先:
適用一課 03-5925-5302

 

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