ITS健保の番号制度への取り組み

個人番号収集について

平成28年1月より「社会保障・税(個人番号)制度」が開始され、健康保険事務において、平成29年1月から個人番号の利用を開始し、平成29年7月には地方公共団体や他の医療保険者等と「情報連携」の開始も予定されていることから、健康保険組合は、「個人番号通知後の事務手続きについて(平成27年9月30日保保発0930第8号)」において、健康保険法第197条各項に基づき平成29年1月1日時点での被保険者及び被扶養者(以下、「加入者」という。)の個人番号の収集を求められています。

当健康保険組合では、以下の要領で、加入者の個人番号を収集させていただきます。

事業主の皆様のご理解とご協力をお願いいたします。

① 平成29年2月15日以降に当健保に加入手続きをする方の個人番号提出について

平成29年2月15日以降は、被保険者資格取得届の様式が変更され、個人番号記入欄が設けられます。(被扶養者異動届は既に個人番号記入欄が設けられています)。従って平成29年2月15日以降は、手続き時に被保険者資格取得届や被扶養者異動届に個人番号も記入して提出していただきます。

また、被保険者資格取得届や被扶養者異動届とは別に、個人番号届で提出していただいても構いません。

用紙ダウンロードページはこちら

なお、取得届や異動届に個人番号の記入がなくても保険証は交付いたします。

ただし、取得届提出後1か月以内に、別途個人番号届を使用して個人番号を提出してください。

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②住所の記入について

提出時点にお住まいの現住所 を記入してください。

これまでは、個人番号届に住民票住所を記入して提出していただいておりましたが、今後は被保険者住所登録届にお住まいの現住所を記入して提出してください。

なお、既に住民票住所をl記入して提出済みの方で、当健保から住民票住所宛に送付物等を送付した際に不都合がある場合には住所変更届を提出してください。

住所管理について

③平成28年9月30日までに加入手続きが完了している方の個人番号提出について

当健保から加入者情報を紙か媒体で提供して、個人番号を紙に記入するか媒体に書き込んで提出してもらうというターンアラウンド方式で収集させていただきます。

平成28年9月30日までに加入手続きが完了している加入者の個人番号は、 平成28年10月24日以降11月30日まで に一括して提出していただきます。

手続き内容によっては、9月30日以前に届出が提出されていても9月30日までに手続きが完了せず、個人番号の一括提出の対象者とならない場合があります。その場合は、別途個人番号届の用紙とお知らせをお送りいたします。従って、届出は、 早目にご提出くださいますよう お願いいたします。

なお、既に個人番号の収集が終わっていて、社内システム等から紙に印刷したりファイルに出力できる場合には、当健保から送付する用紙や媒体は使用しなくても構いません。(ただし含めていただきたい項目がありますので、下記の【提出物】を参照してください。)

【当健保からの送付物】

  • 平成28年10月24日頃、当健康保険組合より事業所宛に、以下のいずれかを送付します。(どちらが送付されるかは、9月5日のメール配信や「個人番号の提出について」を確認してください。)
    1. 平成28年9月30日現在在籍している加入者情報を印字した届出用紙
    2. 平成28年9月30日現在在籍している加入者情報を格納したCD-R(※)
    • 加入者情報を格納したCD-Rを送付する場合は暗号化して送付します。
    • CD-Rを送付する場合は、当健保への提出用CD-Rも同封してお送りします。
    • 提出用CD-Rに書き込むと自動的に暗号化される機能が付いています。
    • CD-Rを送付する場合は、復号化用パスワードと当健保への提出時の暗号化用パスワードの両方を記載した通知はがきを別便でお送りします。
  • 届出用紙またはCD-Rのいずれをお送りする場合でも、当健保への提出用封筒もお送りします。
    • 当健保への提出用封筒を郵便局に持ち込むと簡易書留郵便になります。また郵便料金は、健保負担となります。

(※)【加入者情報を格納したCD-Rの中身】

  1. 1ページに1世帯の加入者情報を格納したExcelシート → イメージはこちら
  2. 被保険者・被扶養者の情報を、被保険者番号順に一覧形式で格納したExcelシート → イメージはこちら
  • 以上、2つのExcelファイルが格納されています。
  • 「加入者情報を印字した用紙」もこの2つのExcelシートを紙に出力したものをお送りします。

【提出物】

  • 当健康保険組合から用紙で送付する個人番号届出用紙_世帯用或いは個人番号届出用紙_一覧用の いずれかに 記入して、提出してください。(併用して、両方を提出しても構いません。)
  • 当健康保険組合から媒体で送付する個人番号届出用紙_世帯用Excelシート或いは個人番号届出用紙_一覧用Excelシートの いずれかに 入力の上、 媒体に書き込むか紙に印刷して 提出してください。(併用して、両方を提出しても構いません。)
  • 当健康保険組合からの送付物を使用しないで、社内システム等から出力する場合は、以下の項目を含んだものを紙に印刷するかファイルを媒体に書き込んで提出してください。
    1. 事業所記号
    2. 被保険者番号
    3. 漢字氏名
    4. 生年月日
    5. 性別
    6. 続柄
    7. 個人番号
    8. 住所

④ 平成28年10月1日以降に当健保に加入手続きをする方の個人番号提出について

平成28年10月1日以降に、以下の4条件のいずれかに該当する被保険者資格取得届や被扶養者異動届を提出する際には、専用の届出用紙を使って個人番号も併せて提出していただきます。

【10月1日以降に専用の届出用紙で個人番号の提出が必要になる方】

  1. 取得日が10月1日以降の被保険者にかかる資格取得届
  2. 認定日が10月1日以降の被扶養者にかかる被扶養者異動届
  3. 資格取得日や被扶養者認定日を問わず、10月1日以降に当健康保険組合の4階窓口(※)に持参した資格取得届や被扶養者異動届
  4. 資格取得日や被扶養者認定日を問わず、10月1日以降に当健康保険組合に郵便で到着した資格取得届や被扶養者異動届

※窓口受付時間は、平日の9:00~17:15です。 

==個人番号届出書==

《注意事項》

  • 磁気媒体で資格取得届を提出する場合も、個人番号は上記の届出書のいずれかを使用して、併せて提出してください。
  • Excel版を使用する場合、CD-Rで提出しても、紙に印刷して提出してもどちらでも構いません。
  • CD-Rで提出する場合は、個人番号磁気媒体総括表も一緒に提出してください。
  • 個人番号が含まれているCD-Rは返却いたしません。
  • 個人番号を郵送で提出する場合には、記録の残る簡易書留郵便等で提出してください。

問い合わせ先 : 適用一課 TEL. 03-5925-5302
受付時間/月曜~金曜(祝日・年末年始を除く)9時~17時15分

事業主の方へ

事業主
  • 被保険者から被保険者本人及び被扶養者の個人番号を取得する際は、正確性や安全性を担保するため、事業主は「本人確認」を行う義務が課せられます。
  • 本人確認の措置には、正しい番号であることの確認(個人番号の確認)と、番号の正しい持ち主であることの確認(身元(実在)確認)が必要です。

雇用関係等明らかに本人であることが担保できると認める場合は、身元確認は必要ありません。被扶養者についての本人確認措置は、被保険者が実施しているという観点で行う必要はありません。

  • 本人確認の方法としては、①「個人番号カード」の提示を受ける方法②「通知カード」(または個人番号が付記された住民票)と本人を確認できる書類の提示を受ける方法等があります。

【個人番号カードと通知カードの概要】

出典:内閣官房ホームページ「マイナンバー社会保障・税番号制度 概要資料 平成27年8月版」

  • 被保険者から個人番号を取得するにあたっては、利用目的を本人に通知又は公表し、 平成28年以降に個人番号を健康保険組合に提出する旨を伝えてください 。

    個人番号は、健康保険のほか、法令に基づき、給与所得の源泉徴収票、支払調書、厚生年金保険資格取得届等の書類にも記載が必要になるものです。特定の事務のために提供を受けた個人番号を、他の事務に利用することが想定される場合は、あらかじめ複数の利用目的を包括的に明示してください。

 

被保険者及び被扶養者の皆様へ

家族
  • 平成27年10月より順次通知された個人番号は、生涯にわたって利用する番号なので、忘失したり、漏えいしたりしないよう大切に保管 してください。
  • 被保険者及び被扶養者の個人番号は事業主から当組合へご提出いただくため、事業主からの求めに応じ個人番号を事業主に提示してください。
  • 個人番号を事業主へ提供する場合は、通知カードを見て記載してください。
  • 健康保険被保険者証(保険証)には個人番号は印字されません。従って、個人番号提出に伴う保険証の差し替えの必要はありません。

セキュリティ面での取り組みについて

セキュリティ

当組合は、個人番号を取り扱うにあたり、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等の範囲を明確にし、特定個人情報を取り扱う組織体制の整備や各種セキュリティ対策を講じたうえで、加入者の皆様から提出された個人番号の適切かつ安全な運用を行うための準備を進めてまいります。

具体的なセキュリティ対策について

当組合では、個人番号を取り扱うにあたり、個人番号の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、既存のセキュリティ対策に加え、以下の対策を講じます。

①既存のセキュリティ対策

物理的手段

  • 当組合館内について、警備員による立入りの監視を行います。
  • 当組合事務所内への入退室について、IDカードを利用したセキュリティドアによる立入り制限を行います。
  • 日常業務で使用する基幹システムとインターネット等の外部ネットワーク環境との隔離措置を実施します。
  • 個人番号を含む電子媒体や書類等について、施錠可能なキャビネットに保管します。

システム

  • すべての基幹システム利用者にユーザーID、パスワードを発行してログイン認証を行います。
  • 基幹システムにファイアウォール、ウィルス対策ソフトを導入し、パターンファイル(ウィルス定義ソフト)を日々更新します。
② 番号制度導入に伴い実施するセキュリティ対策

物理的手段

  • 個人番号を扱う業務用端末については、パーテーション等で間仕切りし、業務担当者以外の不要な閲覧を排除します。

システム

  • 個人番号を扱う者を限定し、アクセス権がない職員等がシステム操作する場合、すべての事務処理において個人番号にアクセス不可とし、個人番号の参照、表示等ができないよう制御します。
  • 個人番号の登録や更新、情報検索、個人番号を含むデータ表示機能等の使用、及び特定個人情報ファイルへのアクセスなどについて、システム操作ログを自動的に記録し、不正な運用が行われていないか定期的に確認します。
  • 基幹システムの事務端末から特定個人情報ファイルの複製や出力(ダウンロード保存)できないよう制御します。

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